АО «Национальный центр экспертизы и сертификации» Западно-Казахстанский филиал

Условия по подтверждению соответствия систем менеджмента

(разработаны на основании требований СТ.2.01 от 30.05.2022 г. изменения №20)

1 Общие положения

1.1 Западно-Казахстанский филиал Органа по подтверждению соответствия систем менеджмента АО «Национальный центр экспертизы и сертификации» (далее филиал ОПС СМ) при проведении работ по подтверждению соответствия систем менеджмента руководствуется принципами, установленными СТ РК ISO/IEC 17021-1 (ISO/IEC 17021-1), СТ РК ИСО/ОТУ 17001, СТ РК ISO/TS 22003 (ISO/TS 22003), СТ РК ISO 50003 (ISO 50003-2014), ГОСТ ISO 19011 (ISO 19011), а именно:

• добровольность;
• беспристрастность;
• независимость;
• компетентность;
• ответственность;
• открытость (информированность);
• конфиденциальность;
• оперативность и рассмотрение жалоб;
• подход, основанный на рисках.

1.2 Филиал ОПС СМ несет ответственность и сохраняет свои полномочия за принятие решений в области подтверждения соответствия, включая сертификацию, инспекционный контроль, ресертификацию, расширение или сокращение области сертификации, возобновление, приостановление, отмену действия сертификата, а также за своевременное уведомление клиентов о любых изменениях своих требований, в том числе и настоящих условий.

 2. Сертификация систем менеджмента

2.1 Подтверждение соответствия системы менеджмента осуществляется по инициативе сертифицируемой организации в пределах, определенных областью аккредитации на основании Договора с организацией-заявителем и включают:

• предварительные меры по сертификации (подача заявки на портале информационной системы технического регулирования, анализ электронной заявки на портале информационной системы технического регулирования, определение продолжительности аудита, выбор членов команды по аудиту);
• первичный сертификационный аудит, состоящий из двух этапов: этап 1 (анализ документации системы менеджмента организации (аудит адекватности) и этап 2 (сертификационный аудит);
• инспекционный аудит в течение первого и второго годов;
• • ресертификационный аудит в течение третьего года до истечения срока действия сертификата соответствия.

 3. Первоначальный аудит

3.1 Первый этап аудита (аудит адекватности документов)

Целью первого этапа является оценка готовности организации ко второму этапу (сертификационному аудиту).

Первый этап аудита включает анализ документации системы менеджмента организации-заявителя на соответствие требований стандартов (спецификаций).

При необходимости, группа по аудиту может запросить у Заказчика дополнительные сведения или материалы.

По результатам первого этапа Заказчику представляется заключение о готовности или неготовности Заказчика ко 2-му этапу. В отрицательном случае Заказчику предлагается доработать систему менеджмента и представить в филиал ОПС информацию о выполненных мероприятиях.

3.2 Второй этап аудита (сертификационный аудит).

Целью этапа 2 является оценка уровня внедрённости, включая результативность системы менеджмента Заказчика. Этап 2 проводится непосредственно у Заказчика и включает в себя следующее:

• вступительное совещание;
• аудит;
• сбор, проверка и регистрация данных;
• обмен информацией во время аудита;
• анализ результатов аудита;
• подготовка предварительных выводов для заключительного совещания;
• оформление акта аудита;
• заключительное совещание;
• отчет об аудите.

 4. Условия выдачи сертификата соответствия

4.1 Сертификат соответствия (далее - сертификат) выдаётся Заказчику при выполнении следующих обязательных условий:

• проведены первый и второй этапы аудита, имеются все необходимые свидетельства соответствия;
• все несоответствия, установленные в ходе аудита, устранены, и Заказчик предоставил в филиал ОПС СМ объективные доказательства их устранения;
• Заказчик полностью выполнил свои договорные обязательства перед филиалом ОПС СМ;
• результаты аудита проверены и утверждены уполномоченным лицом руководителя ОПС СМ.

Сертификат соответствия на СМ оформляется в электронном виде на портале информационной системы технического регулирования в соответствии с установленной формой. Номер сертификату соответствия присваивается автоматически информационной системой с присвоением соответствующего QR-кода.

Электронный учет данных о выданных сертификатах соответствия осуществляется в единой электронной системе портала технического регулирования.

Вместе с сертификатом соответствия на СМ организации, прошедшей подтверждение соответствия, предоставляется право применения сертификационного логотипа. Логотип применяется согласно политике управления сертификационным логотипом. Формы сертификационного логотипа утверждены приказом Президента АО. По запросу Заявителя ему выдаются в электронном виде утверждённая форма логотипа и правила его применения, которые направляются на электронную почту Заявителя с уведомлением о прочтении.

Сведения об отказе в выдаче сертификата соответствия заносятся в Реестр организаций, сертифицировавших системы менеджмента, который ведется филиалами ОПС СМ, ежемесячно обновляется и размещается на сайте АО «НаЦЭкС» на странице филиала.

Филиал ОПС СМ контролирует, и, при необходимости, принимает меры в случае неправильной ссылки на статус сертификации или при неправильном использовании сертификата, знака сертификации филиала ОПС СМ.

 5. Инспекционный аудит

Целью инспекционного аудита оценка соответствия сертифицированной системы менеджмента Заказчика определённым требованиям стандарта, на соответствие которому выдан сертификат. Инспекционный аудит проводится в течение срока действия сертификата соответствия не реже одного раза в год.

Первый инспекционный аудит проводится не позднее 12 месяцев с момента принятия решения о сертификации.

В течение срока действия сертификата соответствия должны быть проверены не менее одного раза все элементы СМ и все структурные подразделения Заказчика, входящие в область сертификации.

Сертифицированный Заказчик в любой момент может расторгнуть Договор на инспекционный контроль, при этом его сертификат аннулируется.

 6. Ре-сертификация

Целью ре-сертификационного аудита является подтверждение непрерывного соответствия и результативности системы менеджмента в целом, а также её актуальности и соответствия области сертификации. Ре-сертификационный аудит проводится до истечения срока действия сертификата. Организация, не менее чем за два месяца до окончания срока действия сертификата соответствия, подаёт заявку в филиал ОПС СМ.

 7. Расширение или сокращение области сертификации

Расширение или сокращение области сертификации проводится на основании официального обращения Заказчика с указанием обоснования данного изменения и желаемой новой области сертификации.

Проверка с целью изменения области сертификации может быть проведена как во время очередного инспекционного контроля, так и во время дополнительного аудита. На основании положительных результатов проверки выдаётся новый сертификат с внесёнными изменениями в область сертификации.

 8. Приостановление действия или отмена действия Сертификата соответствия.

8.1 Действие сертификата приостанавливается в следующих случаях:

- в сертифицированной системе менеджмента заявителя систематически наблюдается нарушение требований к результативности систем менеджмента;

- заявитель препятствует проведению инспекционного аудита в соответствии с установленной периодичностью;

- заявитель добровольно попросил о приостановке действия сертификата;

- прекращение деятельности организации (объединение, выделение, изменение формы собственности и т.д.).

- подтверждение при внеплановом аудите системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья информации об инцидентах, таких, как серьёзная авария или нарушение правил, требующих привлечения компетентного регулирующего органа.

В случае отказа заявителя от решения вопросов, возникших в результате приостановки в установленное время, Филиал ОПС СМ рассматривает вопрос отмены действия сертификата соответствия или сокращения области сертификации.

8.2При приостановке действия Сертификата, сертификация системы менеджмента клиента временно считается недействительной, и клиент не имеет права осуществлять дальнейшую рекламу своей сертификации.

8.3 Возобновление действия Сертификата производится только на основании проверенных фактов устранения причин, повлекших его приостановление. Возобновление действия Сертификата, который был приостановлен по просьбе организации, производится на основании письменного обращения клиента в течение срока приостановки Сертификата.

8.4 Филиал ОПС СМ может отменить действие Сертификата в следующих случаях: клиент не обеспечил выполнение условий сертификации Филиала;

подтверждение информации об объективных систематических претензиях от потребителей клиента;

клиент не устранил причины, по которым действие Сертификата соответствия было приостановлено.

8.5 Если организация отказывается от проведения планового инспекционного контроля сертифицированной системы менеджмента, то ответственный специалист направляет в данную организацию письмо-уведомление. В случае неполучения ответа от заявителя в течение 15 календарных дней с даты отправки письма-уведомления, заявителю направляется повторное письмо. Если нет ответа на повторное письмо в течение 15 календарных дней с даты его отправки, то вопрос об отмене действия сертификата соответствия выносится на Управляющий Совет.

Информация о приостановлении, отмене действия или сокращении области сертификации отражается на портале информационной системы технического регулирования и, по запросу, представляется в государственные органы.

8.6 Организация, у которой было отменено действие сертификата соответствия, может подать заявку на повторную сертификацию после реализации корректирующих мероприятий, направленных на устранение несоответствий, выявленных при инспекционном аудите. В этом случае работы по подтверждению соответствия проводятся по новому договору без учета результатов предыдущей сертификации.